Comment fonctionne Votanza

Chaque Votanza est identifié par un UUID (un identifiant unique non prédictible) et par deux liens distincts :

• un lien public que vous partagez aux participants (pour répondre, réserver, voter, s’inscrire) ;

• un lien administrateur (contenant un token privé) qui vous donne accès au tableau de bord du Votanza sans authentification.

Ce fonctionnement à deux liens permet de partager librement la consultation sans perdre le contrôle : seul celui qui détient le token administrateur peut clôturer, modifier ou supprimer.

Tous les services respectent le fuseau horaire du participant : l’organisateur propose des créneaux dans son fuseau, chaque participant les voit automatiquement dans le sien.

Le service historique : vous proposez plusieurs créneaux horaires, les participants indiquent leur disponibilité sur trois niveaux — Oui, Peut-être, Non.

Un score est calculé automatiquement pour faire remonter le créneau qui fait le plus consensus. Le créneau gagnant n’est pas forcément celui avec le plus de « Oui », mais celui qui minimise les « Non » et maximise les participants certains.

Options clés :

• Vote caché : les participants ne voient pas les réponses des autres tant qu’ils n’ont pas voté (réduit le biais de conformité).

• Lien de modification personnel : chaque participant reçoit un lien unique pour modifier son vote à tout moment — sans compte.

• Date limite : optionnelle, clôt automatiquement le sondage.

• Rappels e-mail : un rappel automatique est envoyé aux participants qui n’ont pas encore voté.

Gratuit, jusqu’à 5 créneaux par sondage en offre Free ; illimité à partir du plan Pro.

Pensé pour les rendez-vous individuels : coaching, consultation, entretien. Vous définissez vos disponibilités récurrentes (par exemple « mardi et jeudi, 9h-12h ») et une durée de créneau (15/30/60 min).

Le lien public affiche automatiquement les créneaux libres dans le fuseau horaire du visiteur. Le visiteur choisit un créneau, remplit ses coordonnées (nom, e-mail, téléphone, pays), et la réservation est confirmée.

Avantages :

• Aucun compte requis côté visiteur.

• Multi-fuseaux natif — particulièrement utile entre la France et l’Afrique francophone.

• E-mail de confirmation automatique des deux côtés, avec fichier ICS à ajouter au calendrier.

• Délai d’annulation configurable : vous décidez combien d’heures avant le RDV un visiteur peut encore annuler.

Disponible à partir du plan Pro.

Comme les rendez-vous 1:1, mais pour un service ouvert à plusieurs personnes en parallèle : salle de cours, consultation de groupe, atelier.

Vous définissez une capacité par créneau (par exemple 10 places) et le système gère automatiquement le remplissage. Quand un créneau est complet, il n’apparaît plus comme disponible.

Utile pour :

• Ateliers et formations courtes récurrentes.

• Salles de réunion en libre-service.

• Consultations paramédicales ouvertes.

L’administrateur voit la liste complète des réservations par créneau, peut exporter en CSV, et retirer une personne si besoin.

Disponible à partir du plan Pro.

Pour un événement unique à date fixe : conférence, soirée, webinaire. Au lieu de proposer plusieurs dates, vous annoncez un événement avec titre, description, lieu (ou lien visio), et une date unique.

Les participants s’inscrivent via un formulaire simple. Ils reçoivent :

• Un e-mail de confirmation avec un QR code d’entrée (scannable le jour J).

• Un lien ICS pour ajouter l’événement à leur calendrier.

• Un rappel automatique 24 h avant.

Côté organisateur, vous voyez la liste des inscrits, pouvez exporter en CSV, et scanner les QR codes à l’entrée pour marquer les présences.

Disponible à partir du plan Pro.

Pour organiser qui apporte quoi : cadeau commun, repas partagé, matériel pour une sortie.

Vous créez une liste d’items (par exemple « boissons », « dessert », « appareil photo »), et les participants se positionnent sur chacun. Chaque item peut avoir une quantité ou un coût cible.

Fonctionnement :

• Sans compte pour les participants.

• Chaque participant a un lien personnel pour modifier sa contribution à tout moment.

• Visibilité immédiate : tous voient qui prend quoi en temps réel (ou caché jusqu’à la clôture, selon l’option choisie).

Gratuit en offre Free.

Chaque service alimente automatiquement un carnet de contacts : la personne qui vote à un sondage, réserve un créneau ou s’inscrit à un événement devient une fiche que vous retrouvez dans Votanza Office.

Sur chaque fiche : coordonnées, tags, notes libres et historique complet des interactions passées, service par service.

Fonctions clés :

• Chaleur relationnelle : un indicateur qui fait remonter les contacts que vous n’avez pas sollicités depuis longtemps.

• Rappels de relance : vous fixez une échéance par contact, Votanza vous la rappelle.

• Groupes manuels et suggestions de fusion des doublons — jamais fusionnés automatiquement, vous gardez la main.

Compte requis, depuis votre espace Votanza Office.

L’expérience participant est volontairement dépouillée :

• Une page sans navigation, sans pub, sans fenêtre modale intrusive.

• Le titre et la description de l’événement en haut.

• Les créneaux ou les items à traiter au centre.

• Un champ nom et e-mail (si demandé par l’organisateur).

• Un bouton pour valider.

Les participants ne voient ni les paramètres internes, ni le tableau de bord organisateur, ni les coordonnées des autres participants (sauf si l’option « liste publique » est activée).